Algemene informatie over de vereniging:

Ex Libris Medicalibus Antiquis

Oprichting

Onder de benaming Ex Libris Medicalibus Antiquis, afgekort ELMA, is op 24 december 2015 in onverdeeldheid een vereniging opgericht.

Doel

De vereniging ELMA heeft tot doel de leden in de gelegenheid te stellen hun kennis en ervaring inzake het beheren van historische boeken, met name medisch-historische boeken, uit te diepen en voorts om het beheer van en de toegang tot de boeken die zij in eigendom heeft te regelen. De ELMA beheert onder andere de boekencollectie die Jacob Boersma heeft nagelaten.

De vereniging is daartoe actief met de aan- en verkoop van boeken. Een zorgvuldig beheer, en daarmee het behoud van deze boeken, maar ook het ontsluiten van de verzameling ziet zij als haar maatschappelijke taak.

Leden

Slechts natuurlijke personen kunnen lid worden van de vereniging. Lid zijn de oprichters (zij die de oprichtingsakte hebben ondertekend) alsmede de personen die na de oprichting bij twee derde meerderheid van stemmen zijn toegelaten.

De naam van een kandidaatlid moet worden gemeld aan de leden, uiterlijk in de uitnodiging tot het bijwonen van de vergadering waarop de kandidaat wordt voorgedragen als lid.

De opneming van een nieuw lid wordt vastgesteld doordat deze zijn handtekening met dagtekening onderaan de ledenlijst plaatst. Door zijn handtekening verbindt het nieuwe lid zich ertoe de statuten van de vereniging te eerbiedigen en zijn verplichtingen jegens de vereniging na te komen. 

Bijdragen

Leden betalen twee bijdragen aan de vereniging:

• een éénmalige toetredingsbijdrage van 500 euro bij ingang van het lidmaatschap;
• een maandelijkse bijdrage van 25 euro zolang het lidmaatschap van kracht is.

De hoogte van deze bijdragen kan slechts met instemming van alle leden van de vereniging gewijzigd worden. Om de inning van de bijdragen te vereenvoudigen verbindt elk lid zich ertoe een doorlopende machtiging af te geven aan zijn bank voor de betaling van zijn maandelijkse bijdrage. Het is toegestaan de bijdrage voor meerdere maanden ineens te voldoen, tot een maximum van 12 maanden.

Uittreden

Elk lid blijft gebonden aan zijn verplichtingen jegens de vereniging, voortvloeiend uit deze statuten alsmede uit latere rechtsgeldige besluiten, tot het moment van beëindiging van het lidmaatschap. Het lidmaatschap wordt beëindigd door opzegging door het lid, door overlijden, of door ontbinding van de vereniging.

Opzegging moet schriftelijk aan het bestuur worden gemeld.

Door overlijden eindigt het lidmaatschap van de vereniging per datum van overlijden. De erven bieden   de participaties van het overleden lid ter verkoop aan aan de andere leden van de vereniging. Deze participaties worden met voorrang verhandeld. Participaties die twee jaar na het overlijden nog niet zijn verkocht worden gekocht door de vereniging, die daarvoor de op dat moment geldende waarde uitbetaalt aan de erven.

In de volgende situaties wordt een lid als opzeggend / vertrekkend lid beschouwd:

• indien een lid binnen veertien dagen na een aanmaning van het bestuur om achterstallige bijdragen te voldoen daaraan niet heeft voldaan;
• indien een lid op voorstel van het bestuur of van de ledenvergadering met tenminste tweederde van de stemmen van deelneming aan de vergadering is uitgesloten; een bestuursvoorstel tot uitsluiting moet vooraf aan de leden zijn meegedeeld.

Bestuur

Bij gewone meerderheid kiezen de leden:

• een voorzitter: deze leidt de vergaderingen en neemt de initiatieven die hij nodig acht voor de goede werking van de vereniging;
• een  secretaris: deze vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid, en zorgt voor het verslag van de vergaderingen, het verzenden van de uitnodigingen aan de leden en het verspreiden van informatie over activiteiten, en al wat tot de administratie van de vereniging behoort;
• een penningmeester: deze staat in voor de boekhouding, voor de jaarrekening, voor de berekening van de waarde van de bezittingen, en voor alles wat tot de financiële verrichtingen behoort;
• een librarian / collectionneur: deze ziet toe op de staat van de boeken en doet daaromtrent aanbevelingen; voorts doet hij voorstellen voor aan-en verkoop van boeken.  

Deze vier leden vormen het bestuur. Bestuursleden worden gekozen voor drie jaar en zijn tweemaal herkiesbaar,  tenzij de ledenvergadering unaniem een volgende bestuurstermijn wenst.

Het bestuur kan beslissingen nemen inzake aan- en verkoop. Deze beslissingen moeten door de vier bestuursleden eensgezind worden genomen. Op de eerstvolgende ledenvergadering brengt het bestuur hieromtrent verslag uit.

Vergaderingen

Tweemaal per jaar wordt in een ledenvergadering de waarde van de onverdeelde bezittingen (boeken, inventaris, liquide middelen) vastgesteld.

Behoudens andere vermelding, in deze statuten opgenomen, worden de beslissingen tijdens de ledenvergaderingen genomen met eenvoudige meerderheid der aanwezige en vertegenwoordigde leden. Bij staking van stemmen in zaken waarvoor een eenvoudige meerderheid vereist wordt, zal de stem van de voorzitter doorslaggevend zijn.

• Elk lid heeft één stem.
• Een afwezig lid mag schriftelijk mandaat verlenen aan een aanwezig lid.
• Een aanwezig lid mag bij stemming niet meer dan één mandaat gebruiken.
• Elke stemming betreffende personen gebeurt schriftelijk en geheim.
• Elke vergadering wordt geleid door de voorzitter, en bij diens afwezigheid door de secretaris.

Een buitengewone ledenvergadering wordt bijeengeroepen op voorstel van het bestuur of op schriftelijk verzoek aan de voorzitter, ondertekend door één vierde van de leden. De uitnodiging voor de buitengewone ledenvergadering geschiedt schriftelijk en vermeldt duidelijk de reden.

Financieel beheer

De financiële middelen van de vereniging worden gestort op een op haar naam geopende bankrekening bij Triodos Bank N.V. De voorzitter en de penningmeester zijn gemachtigd om de bankrekening te beheren en transacties te verrichten. De leden van de vereniging hebben te allen tijde recht tot inzage in de boekhouding van de vereniging.

Ontbinding

In geval van ontbinding van de vereniging wordt het beschikbare kapitaal (na verkoop van de bezittingen) onder de leden verdeeld naar evenredigheid van het aantal Heys dat elk lid op het moment van ontbinding bezit.

Contact

De vereniging ELMA is gevestigd te Hilversum op het adres:

Regus Amsterdamse Bos, De Cuserstraat 93, 2nd floor, 1081 CN Amsterdam

Contactpersonen:

P.J. (Piet) Kroon, piet.kroon@elma.nu

A.N.H. (André) Weel, andre.weel@elma.nu

J.H. (Jurjen) Breedijk, jurien.breedijk@elma.nu