ELMA

Ex Libris Medicalibus Antiquis

Algemene informatie ELMA

Algemene informatie over de vereniging:

Ex Libris Medicalibus Antiquis

Oprichting

Onder de benaming Ex Libris Medicalibus Antiquis, afgekort ELMA, is op 24 december 2015 in onverdeeldheid een vereniging opgericht.

Doel

De vereniging ELMA heeft tot doel de leden in de gelegenheid te stellen hun kennis en ervaring inzake het beheren van historische boeken, met name medisch-historische boeken, uit te diepen en voorts om het beheer van en de toegang tot de boeken die zij in eigendom heeft te regelen. De ELMA beheert onder andere de boekencollectie die Jacob Boersma heeft nagelaten.

De vereniging is daartoe actief met de aan- en verkoop van boeken. Een zorgvuldig beheer, en daarmee het behoud van deze boeken, maar ook het ontsluiten van de verzameling ziet zij als haar maatschappelijke taak.

De vereniging heeft tevens tot doel de gelden die de leden bijdragen in onverdeeldheid te beleggen middels de aankoop van medisch-historische boeken.

Leden

Slechts natuurlijke personen kunnen lid worden van de vereniging. Lid zijn de oprichters (zij die de oprichtingsakte hebben ondertekend) alsmede de personen die na de oprichting bij tweederde meerderheid van stemmen zijn toegelaten.

De naam van een kandidaatlid moet worden gemeld aan de leden, uiterlijk in de uitnodiging tot het bijwonen van de vergadering waarop de kandidaat wordt voorgedragen als lid.

De opneming van een nieuw lid wordt vastgesteld doordat deze zijn handtekening met dagtekening onderaan de ledenlijst plaatst. Door zijn handtekening verbindt het nieuwe lid zich ertoe de statuten van de vereniging te eerbiedigen en zijn verplichtingen jegens de vereniging na te komen. 

Een lid dat na de oprichting van de vereniging toetreedt, koopt een nader aan te geven aantal Heys van de vereniging, die hiertoe nieuwe Heys uitgeeft. Hiervoor geldt de waarde van de Hey op de dag waarop de kandidatuur door de ledenvergadering is aanvaard. De betaling van de toetredingsbijdrage en van de Heys moet plaatsvinden uiterlijk 30 dagen na de aanvaarding van het lidmaatschap door de ledenvergadering.

Bijdragen

Leden betalen twee bijdragen aan de vereniging:

  • een éénmalige toetredingsbijdrage van 500 euro bij ingang van het lidmaatschap;
  • een maandelijkse bijdrage van 25 euro zolang het lidmaatschap van kracht is.

De hoogte van deze bijdragen kan slechts met instemming van alle leden van de vereniging gewijzigd worden. Om de inning van de bijdragen te vereenvoudigen verbindt elk lid zich ertoe een doorlopende machtiging af te geven aan zijn bank voor de betaling van zijn maandelijkse bijdrage. Het is toegestaan de bijdrage voor meerdere maanden ineens te voldoen, tot een maximum van 12 maanden.

De participatie-eenheid van de vereniging is de Hey. Bij de oprichting van de vereniging wordt de waarde van de Hey vastgesteld op 100 euro. Op dat moment worden evenveel Heys uitgegeven als het bedrag van de taxatiewaarde van de bezittingen van de vereniging, gedeeld door 100 euro.

Tweemaal per jaar wordt de waarde van de bezittingen van de vereniging berekend en wordt de waarde van de Hey daarop vastgesteld. Deze waarde geldt voor het daaropvolgende halfjaar als de waarde waarvoor leden van de vereniging Heys kunnen kopen en verkopen.

Uittreden

Elk lid blijft gebonden aan zijn verplichtingen jegens de vereniging, voortvloeiend uit deze statuten alsmede uit latere rechtsgeldige besluiten, tot het moment van beëindiging van het lidmaatschap. Het lidmaatschap wordt beëindigd door opzegging door het lid, door overlijden, of door ontbinding van de vereniging.

Opzegging moet schriftelijk aan het bestuur worden gemeld. Voorwaarde voor opzegging is dat het betreffende lid al zijn participaties (‘Heys’) heeft verkocht aan andere leden van de vereniging. Van de opzegging wordt op de eerstvolgende vergadering mededeling gedaan aan de leden.

Door overlijden eindigt het lidmaatschap van de vereniging per datum van overlijden. De erven bieden   de participaties van het overleden lid ter verkoop aan aan de andere leden van de vereniging. Deze participaties worden met voorrang verhandeld. Participaties die twee jaar na het overlijden nog niet zijn verkocht worden gekocht door de vereniging, die daarvoor de op dat moment geldende waarde uitbetaalt aan de erven.

In de volgende situaties wordt een lid als opzeggend / vertrekkend lid beschouwd:

  • indien een lid binnen veertien dagen na een aanmaning van het bestuur om achterstallige bijdragen te voldoen daaraan niet heeft voldaan;
  • indien een lid op voorstel van het bestuur of van de ledenvergadering met tenminste tweederde van de stemmen van deelneming aan de vergadering is uitgesloten; een bestuursvoorstel tot uitsluiting moet vooraf aan de leden zijn meegedeeld.

Bestuur

Bij gewone meerderheid kiezen de leden:

  • een voorzitter: deze leidt de vergaderingen en neemt de initiatieven die hij nodig acht voor de goede werking van de vereniging;
  • een  secretaris: deze vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid, en zorgt voor het verslag van de vergaderingen, het verzenden van de uitnodigingen aan de leden en het verspreiden van informatie over activiteiten, en al wat tot de administratie van de vereniging behoort;
  • een penningmeester: deze staat in voor de boekhouding, voor de jaarrekening, voor de berekening van de waarde van de bezittingen, en voor alles wat tot de financiële verrichtingen behoort;
  • een librarian / collectionneur: deze ziet toe op de staat van de boeken en doet daaromtrent aanbevelingen; voorts doet hij voorstellen voor aan-en verkoop van boeken.  

Deze vier leden vormen het bestuur. Bestuursleden worden gekozen voor drie jaar en zijn tweemaal herkiesbaar,  tenzij de ledenvergadering unaniem een volgende bestuurstermijn wenst.

Het bestuur kan beslissingen nemen inzake aan- en verkoop. Deze beslissingen moeten door de vier bestuursleden eensgezind worden genomen. Op de eerstvolgende ledenvergadering brengt het bestuur hieromtrent verslag uit.

Vergaderingen

Tweemaal per jaar wordt in een ledenvergadering de waarde van de onverdeelde bezittingen (boeken, inventaris, liquide middelen) vastgesteld.

Behoudens andere vermelding, in deze statuten opgenomen, worden de beslissingen tijdens de ledenvergaderingen genomen met eenvoudige meerderheid der aanwezige en vertegenwoordigde leden. Bij staking van stemmen in zaken waarvoor een eenvoudige meerderheid vereist wordt, zal de stem van de voorzitter doorslaggevend zijn.

  • Elk lid heeft één stem.
  • Een afwezig lid mag schriftelijk mandaat verlenen aan een aanwezig lid.
  • Een aanwezig lid mag bij stemming niet meer dan één mandaat gebruiken.
  • Elke stemming betreffende personen gebeurt schriftelijk en geheim.
  • Elke vergadering wordt geleid door de voorzitter, en bij diens afwezigheid door de secretaris.

Een buitengewone ledenvergadering wordt bijeengeroepen op voorstel van het bestuur of op schriftelijk verzoek aan de voorzitter, ondertekend door één vierde van de leden. De uitnodiging voor de buitengewone ledenvergadering geschiedt schriftelijk en vermeldt duidelijk de reden.

Het bestuur organiseert tijdens of buiten de ledenvergaderingen zogenaamde ‘slots’: bijeenkomsten waarop leden Heys kunnen kopen en verkopen. Alle slots vinden plaats onder toezicht van tenminste twee bestuursleden. Na een slot maakt de penningmeester een geactualiseerd overzicht van het aantal Heys dat elk lid bezit.

Financieel beheer

De financiële middelen van de vereniging worden gestort op een op haar naam geopende bankrekening bij Triodos Bank N.V. De voorzitter en de penningmeester zijn gemachtigd om de bankrekening te beheren en transacties te verrichten. De leden van de vereniging hebben te allen tijde recht tot inzage in de boekhouding van de vereniging.

Leden die boeken aanbrengen ten behoeve van het verenigingsbezit, krijgen bij aanschaf tien procent van de aankoopwaarde van deze boeken, uit te betalen in Heys. De vereniging heeft geen koopplicht ten aanzien van door de leden gekochte of ingebrachte boeken. Bij de overname van een boekencollectie door de vereniging kunnen leden bemiddelingskosten in rekening brengen bij de vereniging ter waarde van vijf procent van de aankoopprijs van de collectie.

Ontbinding

In geval van ontbinding van de vereniging wordt het beschikbare kapitaal (na verkoop van de bezittingen) onder de leden verdeeld naar evenredigheid van het aantal Heys dat elk lid op het moment van ontbinding bezit.

Contact

De vereniging ELMA is gevestigd te Hilversum op het adres Loosdrechtse Bos 17, 1213 RH  Hilversum.

Contactpersonen:

P.J. (Piet) Kroon, piet.kroon@elma.nu

A.N.H. (André) Weel, andre.weel@elma.nu

J.H. (Jurjen) Breedijk, jurien.breedijk@elma.nu